Votre entreprise a des besoins en matière de propreté, d’hygiène et d’entretien, mais vous ne savez pas quelle solution choisir ?
La rédaction d’un cahier des charges vous permettra d’identifier précisément vos besoins, d’analyser vos ressources et d’obtenir des devis d’entreprises de nettoyage précis et adaptés. Il est donc important de bien rédiger ce document.
Pourquoi faire un cahier des charges pour le nettoyage ?
Le cahier des charges a plusieurs fonctions :
- Le cahier des charges sert à exprimer clairement la nature de vos besoins en terme de nettoyage en entreprise.
- Il permet au prestataire de vous proposer un devis correspondant.
- Avoir pris le temps d’évaluer vos besoins lors de la rédaction du cahier des charges vous permet de mieux juger les offres et devis des entreprises de nettoyage qui vous proposent leurs services.
Comment écrire le cahier des charges de nettoyage ?
L’écriture d’un cahier des charges est en réalité un temps d’étude qui vous permet de vous familiariser avec le secteur de l’hygiène en entreprise :
- vous prenez ainsi conscience de ce qui doit faire l’objet d’un entretien professionnel ou spécialisé (vitres, sols, façade, mobilier, plantes, etc.) ;
- vous déterminez la fréquence à laquelle chaque élément doit être nettoyé (quotidien, hebdomadaire, mensuel, annuel) ;
- vous vous faites une idée du matériel nécessaire, et de ressources humaines à engager ;
- vous mettez un cadre à l’intervention des professionnels en ciblant uniquement les ressources dont vous avez besoin ;
- vous réfléchissez de telle sorte que l’intervention de l’entreprise de nettoyage ne perturbe pas l’organisation de votre activité : vous définissez des horaires de passage et précisez les contraintes inhérentes à vos métiers.
Dans les faits, deux solutions s’offrent à vous :
- Vous détaillez précisément l’intervention recherchée et le prestataire vous donne son tarif, vous pouvez ainsi comparer sur une base identique plusieurs offres.
- Vous prévoyez des cases en face desquelles le prestataire détaille sa réponse (moyens mis en œuvre, évaluation du nombre de personnes, du matériel requis et du temps d’intervention).
Évaluer et négocier les dépenses de nettoyage
Pour évaluer vos dépenses et être en mesure de discuter avec les entreprises de nettoyage, il faut prendre en compte les spécificités de votre domaine d’activité et vous poser les bonnes questions :
- À quelles réglementations en matière d’hygiène les locaux sont-ils soumis (normes HACCP, RABC…) ?
- Bien connaître vos besoins vous permet de demander et de décrypter des devis détaillés, de ne pas accepter des prestations superflues ou surévaluées.
- En témoignant de votre connaissance du domaine, vous aurez plus de poids dans les négociations.
- Inversement, vous comprendrez mieux les tarifs de nettoyage proposés par les prestataires et pourrez estimer le bénéfice, ou non, que vous tirez à externaliser ce travail.